Avant de passer à l’analyse de l’importance d’un budget d’entreprise, il est nécessaire de comprendre : après tout, qu’est-ce que ce budget d’entreprise ?

Un budget n’est rien d’autre qu’un outil de gestion qui vise à contrôler et à mesurer la santé financière d’une entreprise. Ce processus permet de comprendre la situation financière actuelle et future d’une entreprise.

Dans un budget d’entreprise, on peut trouver des informations telles que : les dépenses et les recettes d’une certaine période, sachant qu’un budget peut être préparé sur une base annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle. Il s’agit d’un outil considéré comme essentiel pour le succès, la stabilité et la santé financière de toute entreprise. Ce document vise à réduire les dépenses et à maximiser les bénéfices, en misant sur une bonne performance financière et en visant des résultats.

À quoi sert un budget d’entreprise ?

Un budget d’entreprise est également une aide importante pour l’entreprise afin de fixer de nouveaux objectifs et de définir une prise de décision plus correcte, basée sur des données réelles.

La question reste de savoir si tous les propriétaires/gérants d’entreprise utilisent cet outil. La réalité est la suivante : non ! En effet, nombre d’entre eux ne savent pas à quoi sert un budget d’entreprise et, plus encore, n’en voient pas l’intérêt.

Cet article s’adresse donc essentiellement à ces chefs d’entreprise qui “nient” et/ou ignorent les avantages d’une planification basée sur un budget.

Quelle est donc l’importance d’un budget ?

Après avoir compris le concept de budget d’entreprise, nous passons à l’analyse de son importance pour une société. Cet outil est considéré comme essentiel pour le succès, la stabilité et la santé financière de toute entreprise. Ce document vise à réduire les dépenses et à maximiser les bénéfices.

En résumé, le budget n’est ni plus ni moins que le fil conducteur d’une entreprise, puisque c’est à travers ce document que toutes les décisions doivent être prises et que tous les projets futurs doivent être planifiés.

Il est important de noter qu’il n’y a pas qu’un seul type de budget, mais qu’il peut en exister plusieurs :

– Budget incrémental ou budget basé sur l’historique ;

– Budget participatif, collaboratif ou décentralisé ;

– Budget statique

– Budget flexible ou variable ;

– Budget continu ;

– Budget ajusté ou prévisionnel ;

– Budget matriciel ;

– Budget base zéro – OBZ ;

Analysons brièvement les avantages et les inconvénients des trois qui me semblent les plus pertinents :

Budget basé sur l’historique – considéré comme un type de budget plus conservateur, il prend en compte l’historique de l’entreprise. Il s’agit d’analyser tous les comptes, les dépenses et les recettes de l’exercice précédent et d’analyser l’évolution potentielle. Ce type de budget a l’avantage d’être rapide à mettre en œuvre, mais son inconvénient est que les responsables des différents départements peuvent ne pas être entendus et que des dépenses inutiles peuvent être engagées, car il n’est pas basé sur la connaissance qu’a chaque responsable de l’année précédente ;

La budgétisation matricielle – est un type de budget rapide, facile et largement utilisé par les gestionnaires financiers. En effet, ce type de budget croise les informations au lieu de centraliser les coûts. Ici, on fait une matrice où l’on croise la nature du coût, avec les centres de responsabilité/rentabilité ;

Budget base zéro – le processus qui nous permet de commencer par le rêve, où l’entreprise doit définir les objectifs qu’elle veut atteindre, et il appartiendra à chaque département de l’entreprise de déterminer toutes les dépenses nécessaires et de créer son budget individuel à partir de zéro. L’un des avantages de cette méthode réside dans le fait que les gestionnaires sont dans leur domaine et qu’ils feront ainsi une analyse plus affirmée des besoins réels, pour leur capacité.

Les étapes à suivre pour un budget d’entreprise pertinent

Pour être couronné de succès, chaque budget doit suivre plusieurs étapes, à savoir :

1.   Définir le type de budget, qui peut être l’un des types énumérés ci-dessus ;
2.   Définir les éléments qui gèreront ce budget, c’est-à-dire que tous les responsables doivent être impliqués, de sorte que tous les départements de l’entreprise soient entendus et invités à participer ;
3.   Définir les objectifs : avant de créer le budget, il est nécessaire d’avoir un plan stratégique, dans lequel les objectifs sont bien définis ;
4.   Projection du budget : en règle générale, un budget est projeté pour l’année suivante, mais tout dépend de l’organisation de l’entreprise, qui est l’instrument principal du budget, car les états comptables sont la ligne directrice qui permet aux gestionnaires de prendre des décisions assertives et bien fondées.
5.   Simulation de différents scénarios : outre le scénario de base, évoqué à l’étape précédente, il est nécessaire d’envisager et de simuler différents scénarios, c’est-à-dire de simuler des scénarios avec de nouvelles opportunités et les risques qui y sont associés. À ce stade, il est important d’envisager un scénario optimiste et un scénario plus pessimiste, mais chaque organisation est libre de créer les scénarios qu’elle juge nécessaires.
6.   Suivi des résultats : pour que cette étape soit réussie, un suivi correct des résultats de l’entreprise est nécessaire. Un bon logiciel aide à cet égard et facilite la prise de mesures et les ajustements nécessaires lorsqu’il y a des distorsions par rapport aux prévisions du budget initial. Parfois, une ou plusieurs révisions des plans budgétaires sont nécessaires.

En d’autres termes, chaque organisation et entreprise doit construire son modèle idéal, en tenant compte de facteurs tels que : le segment dans lequel elle opère, le moment économique qu’elle traverse, son secteur, ainsi que la maturité de l’ensemble de l’entreprise, des marchés, de l’équipe de direction, entre autres facteurs.

Chaque gestion budgétaire est un processus qui peut et doit être amélioré en permanence et qui se traduit par la qualité de la planification et une meilleure performance de l’entreprise.

Jorge GALVÃO

Directeur général des opérations AVEIRO

jorge.galvao@viseeon.pt